Macam-Macam Surat Dan Fungsinya – Surat merupakan media atau sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari suatu pihak ke pihak lainnya. Berdasarkan bentuknya, surat dibedakan menjadi tiga, yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas. Namun jika dilihat dari fungsinya, surat masih dapat dibedakan menjadi berbagai macam jenis seperti yang akan dibahas pada artikel ini.
Pada dasarnya, surat membutuhkan amplop dan perangko yang digunakan sebagai alat ganti pembayaran jasa pengiriman. Semakin jauh alamat tujuan pengiriman surat, maka nilai yang tertera pada perangko pun juga semakin besar. Sebuah surat juga memiliki bagian-bagian utama yaitu alamat pengirim, isi surat, alamat penerima. Pada surat resmi dan surat dinas, maka di dalam isi surat terdapat kepala surat, isi surat, dan penutup.
Secara umum, fungsi surat yaitu sebagai sarana pemberitahuan, media komunikasi, bentuk permohonan, ide buah pikiran dan gagasan, sebagai alat bukti tertulis, sebagai alat pengingat, sebagai riset bukti historis (dokumentasi), sebagai media perjanjian, dan sebagai pedoman kerja. Untuk lebih jelas tentang macam-macam surat, silahkan simak uraian berikut ini.
Macam-Macam Surat Dan Fungsinya
Berdasarkan bentuk, jenis, dan fungsinya, surat dibedakan menjadi beberapa macam. Dan berikut merupakan penjelasan mengenai macam-macam surat dan fungsinya masing-masing.
1. Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat yang dikirim oleh seseorang kepada orang lain yang berisi hal-hal yang bersifat pribadi (kepentingan perseorangan). Contoh surat pribadi yaitu surat kepada teman atau kepada keluarga.
Ciri-ciri surat pribadi adalah sebagai berikut:
- Tidak menggunakan kepala surat
- Tidak menggunakan nomor surat
- Salam pembuka dan penutup surat bersifat pribadi dan bervariasi
- Bahasa yang digunakan bebas sesuai keinginan
2. Surat Resmi
Surat resmi adalah surat yang dipergunakan untuk kepentingan atau hal-hal yang bersifat resmi. Surat resmi bisanya ditulis dari perseorangan, instansi, lembaga, maupun organisasi. Contoh surat resmi diantaranya yaitu undangan, surat pemberitahuan, dan surat edaran.
Ciri-ciri surat resmi adalah sebagai berikut:
- Menggunakan kepala surat, apabila yang mengeluarkannya adalah instansi, lembaga, atau organisasi
- Terdapat nomor surat, lampiran, dan perihal
- Menggunakan salam pembuka dan penutup yang resmi, misalnya: dengan hormat atau hormat kami
- Menggunakan bahasa baku yang resmi
- Terdapat cap/stempel jika berasal dari sebuah lembaga atau organisasi resmi
- Format penulisan surat mengikuti format tertentu (tidak bebas)
Berdasarkan perihal kepentingannya, surat resmi terbagi menjadi beberapa jenis, diantaranya yaitu sebagai berikut:
a. Surat Permohonan
Surat permohonan adalah jenis surat resmi yang dipergunakan untuk mengajukan permohonan dari suatu pihak ke pihak lain. Jenis bentuk surat ini bisanya ditujukan dari perseorangan ke perseorangan, perseorangan ke lembaga, atau lembaga ke lembaga.
b. Surat Keputusan
Surat keputusan adalah jenis surat resmi yang digunakan untuk menyampaikan informasi suatu keputusan dari pihak yang bersangkutan. Surat keputusan ini biasanya berkaitan dengan struktur pada sebuah instansi atau lembaga.
c. Surat Kuasa
Surat kuasa adalah jenis surat resmi yang menyatakan kejelasan suatu kuasa atau wewenang dari suatu pihak ke pihak lain. Surat kuasa ini biasanya diwakilkan oleh pihak lain yang ditunjuk sebagai pemberi kuasa untuk diberikan kepada pihak yang berhak menerima surat kuasa tersebut.
d. Surat Perintah
Surat perintah adalah surat yang berisi suatu perintah dari pihak atasan kepada pihak terkait. Surat perintah ini banyak ditemukan di instansi, lembaga, dan suatu perusahaan.
e. Surat Pengantar
Surat pengantar adalah jenis surat resmi yang dipergunakan sebagai pengantar dengan maksud dan tujuan tertentu. Surat pengantar ini biasanya merupakan persyaratan untuk mengurus suatu berkas atau dokumen tertentu.
f. Surat Edaran
Surat edaran adalah jenis surat resmi yang isinya berupa pemberitahuan pelaksanaan suatu kegiatan atau perihal tertentu. Bisa surat edaran ini dikeluarkan oleh suatu instansi debgan tujuan untuk memberikan suatu informasi secara formal.
g. Surat Undangan
Surat undangan adalah jenis surat resmi yang digunakan untuk mengundang seseorang atau pihak terkait pada sebuah acara tertentu. Surat undangan ini merupakan surat resmi yang menggunakan bahasa baku dan formal.
3. Surat Dinas
Surat dinas adalah jenis surat yang dipergunakan untuk kepentingan atau hal-hal yang bersifat kedinasan, seperti urusan pekerjaan, tugas dari kantor, atau kegiatan dinas. Surat ini ditulis dan dikeluarkan dari instansi atau lembaga baik swasta maupun negeri. Contoh surat dinas antara lain yaitu surat tugas, surat perintah, surat keputusan, surat permohonan izin, dan surat permohonan cuti.
Ciri-ciri surat dinas adalah sebagai berikut:
- Menggunakan kepala surat dari instansi atau lembaga yang bersangkutan
- Terdapat nomor surat, lampiran, dan perihal surat
- Menggunakan salam pembuka dan penutup yang resmi dan baku
- Penulisan surat menggunakan bahasa baku dan resmi
- Terdapat cap/stempel instansi atau kantor penerbit surat
- Menggunakan format surat tertentu, jika dari instansi pemerintahan, umunya menggunakan format surat resmi Indonesia baru
4. Surat Niaga
Surat niaga adalah jenis surat yang dipergunakan oleh suatu lembaga badan usaha sebagai media penyelenggaraan kegiatan usaha, misalnya perdagangan atau jasa. Fungsi surat niaga ini yaitu untuk membentuk jaringan bisnis dengan pihak luar. Jenis surat ini terdiri dari surat jual beli, kwitansi, dan perdangangan.
Berdasarkan perihal dan jenis kepentingannya, ada beberapa jenis surat niaga, diantara yaitu sebagai berikut:
a. Surat Perkenalan
Surat perkenalan adalah jenis surat niaga yang ditujukan untuk memperkenalkan bentuk usaha kepada pihak lain. Surat jenis ini biasanya di terbitkan oleh suatu perusahaan untuk memperkenalkan produknya.
b. Surat Penawaran
Surat penawaran adalah jenis surat niaga yang digunakan untuk menawarkan suatu produk. Tujuan dari surat penawaran ini yaitu agar konsumen dapat berkomunikasi langsung dengan sang pemilik produk jika tertarik dengan produk yang ditawarkan.
c. Surat Pesanan
Surat pesanan adalah jenis surat niaga yang digunakan untuk memesan atau ingin membeli suatu produk tertentu yang telah ditawarkan oleh pihak perusahaan. Jika surat pesanan telah diterima, maka perusahaan akan mengirimkan surat konfirmasi pesanan kepada konsumen tersebut.
d. Surat Pengiriman Barang
Surat pengiriman barang adalah jenis surat niaga yang dibuat oleh pihak perusahaan untuk memberi informasi kepada konsumen mengenai pengiriman barang yang telah dipesan. Surat pengiriman barang ini diterbitkan setelah kedua belah pihak telah memperoleh kesepakatan.
e. Surat Penagihan
Surat penagihan adalah jenis surat niaga yang dibuat berdasarkan kesepakatan sistem pembayaran. Jika telah jatuh tempo waktu pembayaran, maka pihak penjual akan mengirimkan surat penagihan kepada pihak konsumen untuk segera melakukan pembayaran.
5. Surat Memo (Memorandum)
Surat memo merupakan jenis surat yang dipergunakan secara intern pada suatu instansi atau organisasi. Surat ini berisi pemberitahuan singkat/pendek yang diterbitkan oleh pejabat kantor. Surat memo ini juga sering disebut sebagai nota dinas.
6. Surat Lamaran Kerja
Surat lamaran kerja adalah jenis surat yang dibuat dengan tujuan untuk mendaftarkan diri untuk bekerja pada suatu instansi, lembaga, atau pun perusahaan.
Bedasarkan formatnya, surat lamaran kerja ini termasuk ke dalam jenis surat resmi, namun bisa juga dikatakan sebagai surat dinas, tergantung dari format yang ditulis oleh pengirim. Karena surat lamaran pekerjaan ini lebih bersifat formal dan menggunakan bahasa baku yang resmi.
Ciri-ciri surat lamaran pekerjaan adalah sebagai berikut:
- Terdapat nama tempat dan tanggal pembuatan surat
- Terdapat nomor surat, lampiran, perihal
- Alamat tujuan ditulis langsung ke pihak terkait
- Terdapat lampiran persyaratan kerja
- Terdapat tanda dan nama lengkap dari pihak pengirim surat
7. Surat Perjanjian
Surat perjanjian adalah surat yang dibuat khusu sebagai bukti kesepakatan antara dua belah pihak terhadap suatu hal. Surat perjanjian ini biasanya disertai oleh pihak-pihak saksi dari kedua belah pihak.
8. Surat Elektronik
Surat elektronik/surel atau dalam bahasa Inggrisnya adalah email (elektronik mail), merupakan surat yang cara pengirimannya menggunakan basis internet. Awal mulanya surat elektrik ini hanya digunakan untuk meciptakan metode komunikasi antara intitusi pendidikan dengan militer.
Namun, seiring berkembangnya tehnologi, kini surat elektronik telah menjadi alat komunikasi populer yang paling cepat. Keuntungan mengginakan surat elektronik ini yaitu kita tidak harus selalu membuka internet untuk membuka email yang ada.
Demikianlah pembahasan mengenai macam-macam surat dan fungsinya beserta masing-masing penjelasannya. Semoga bermanfaat.
Baca Juga :
